Efnaskrá á vinnustöðum: Lagakröfur og gátlisti

Hvaða kröfur gilda um efnaskrár á íslenskum vinnustöðum? Kynntu þér reglur Vinnueftirlitsins, REACH og CLP ásamt hagnýtum gátlista fyrir fyrirtæki.

Öll fyrirtæki sem meðhöndla, geyma eða nota hættuleg efni bera skýra lagalega skyldu til að halda uppfærða efnaskrá. Efnaskrá er ekki einungis formsatriði til að sýna eftirlitsaðilum heldur grundvallartæki til að tryggja öryggi starfsfólks, skipuleggja rétt viðbrögð við vályndum atvikum og framkvæma lögboðið efnaáhættumat.

Íslenskt regluverk byggir að stórum hluta á sameiginlegri löggjöf Evrópska efnahagssvæðisins (EES). Hér er farið yfir lagalegar forsendur efnaskrár á Íslandi, hvaða upplýsingar hún verður að innihalda og hagnýtan gátlista til að tryggja fullt samræmi við reglur.

Lagagrundvöllur: Hvað segja íslensk lög og reglugerðir?

Kröfur um efnaskráningu og meðferð hættulegra efna spretta úr nokkrum samtengdum lagabálkum:

Lög um aðbúnað, hollustuhætti og öryggi á vinnustöðum (nr. 46/1980): Kveða á um skyldu vinnuveitanda til að meta áhættu og tryggja að starfsumhverfi valdi ekki heilsutjóni.
Reglugerð um vernd starfsmanna gegn hættu af völdum efna á vinnustöðum (nr. 1042/2020): Skyldar atvinnurekendur til að skrá öll hættuleg efni og efnablöndur sem notaðar eru á vinnustaðnum. Vinnueftirlitið hefur eftirlit með framfylgd þessarar reglugerðar.
Efnalög (nr. 61/2013) ásamt CLP-reglugerðinni (EB nr. 1272/2008): Setja samræmdar reglur um flokkun, merkingu og umbúðir efna.
REACH-reglugerðin (EB nr. 1907/2006): Mælir fyrir um skyldu birgja og framleiðenda til að láta öryggisblöð fylgja hættulegum efnum og tryggja að upplýsingar berist niður alla virðiskeðjuna.

Vinnueftirlitið og Umhverfisstofnun fara með eftirlit á grundvelli þessara laga. Við vettvangsskoðun Vinnueftirlitsins er efnaskrá ásamt aðgengi að gildum öryggisblöðum eitt af fyrstu atriðunum sem óskað er eftir.

Hvaða upplýsingar verða að koma fram í efnaskrá?

Samkvæmt gildandi reglum er ekki nóg að vera með lista yfir heiti vörutegunda. Efnaskráin þarf að vera kerfisbundin og veita heildstæða mynd af hættueiginleikum og staðsetningu efnanna. Lágmarksupplýsingar sem eiga að koma fram eru:

Viðskiptaheiti vöru: Heiti eins og það kemur fram á umbúðum og öryggisblaði.
Birgir eða framleiðandi: Tengiliðaupplýsingar innlends eða erlends aðila sem ber ábyrgð á markaðssetningu efnisins.
Hættuflokkun og hættusetningar: Flokkun samkvæmt CLP (t.d. H-setningar á borð við H315, H318, H350) ásamt viðeigandi hættumerkjum.
Geymslustaður og hámarksmagn: Hvar efnið er geymt innan vinnustaðarins og í hvaða magni (t.d. verkstæði, efnabúr, útigeymsla).
Notkunarsvið: Hvernig og við hvaða verkferla efnið er notað.
Dagsetning öryggisblaðs: Útgáfu- eða endurskoðunardagsetning fyrirliggjandi öryggisblaðs (SDS) til að tryggja að unnið sé eftir nýjustu upplýsingum.
Sérstök hættuflokkun (CMR-efni): Skýr merking ef efnið inniheldur krabbameinsvaldandi, stökkbreytandi eða æxlunarskaðandi efni, sem krefjast sérstakrar eftirfylgni samkvæmt reglum Vinnueftirlitsins.

Tengsl efnaskrár, öryggisblaða og áhættumats

Efnaskrá er grunnurinn að efnaáhættumati. Þegar fyrirtæki hefur skráð öll efni sem eru í notkun er hægt að leggja mat á raunverulega váhrifastöðu starfsmanna:

Öryggisblöð (SDS): Efnaskráin verður að tengjast beint við nýjustu öryggisblöð á íslensku. Ef öryggisblað vantar eða er úrelt er efnaskráin ófullnægjandi.
Staðgönguregla (Substitution): Við gerð efnaskrár kemur oft í ljós hvort hægt sé að skipta mjög hættulegum efnum út fyrir skaðlausari valkosti.
Persónuhlífar og loftræsting: Upplýsingar úr 8. lið öryggisblaðs (váhrifamörk og persónuhlífar) eru færðar beint inn í verkferla starfsmanna á grundvelli efnaskrárinnar.

Hagnýtur gátlisti: Er fyrirtækið þitt í samræmi við reglur?

Farið yfir eftirfarandi atriði til að tryggja að efnastjórnun standist kröfur Vinnueftirlitsins:

[ ] Allar efnavörur skráðar: Hafa allar deildir, geymslur og verkstæði verið kembd fyrir hreinsiefnum, málningu, olíum, gasi og sérefnum?
[ ] Gild öryggisblöð til staðar: Eru til öryggisblöð á íslensku fyrir hvert einasta efni á skránni, sem eru ekki eldri en eðlilegt getur talist eða uppfærð skv. nýjustu reglugerðarbreytingum?
[ ] Aðgengi starfsmanna tryggt: Hafa allir starfsmenn sem umgangast efnin greiðan aðgang að efnaskrá og öryggisblöðum (rafrænt eða á pappír)?
[ ] Röngum umbúðum eytt: Er tryggt að engin efni séu geymd í ómerktum ílátum eða matvælaumbúðum?
[ ] Magn og staðsetning rétt skráð: Er heildarmagn hættulegra efna metið með tilliti til brunavarna og umhverfisverndar?
[ ] Efnaáhættumat framkvæmt: Er til skriflegt mat á hættu vegna efnanna, sérstaklega ef um CMR-efni eða ertandi efni er að ræða?
[ ] Ábyrgðarmaður tilnefndur: Er skýrt hver innan fyrirtækisins ber ábyrgð á að uppfæra skrána þegar ný efni bætast við eða gömul detta út?

Algengar spurningar

Þarf lítið fyrirtæki með fá efni að halda efnaskrá?

Já. Reglugerð nr. 1042/2020 gerir ekki greinarmun á stærð fyrirtækja. Ef vinnustaður notar hættuleg efni, hvort sem það eru iðnaðarleysarar eða sterk hreinsiefni, verður efnaskrá að vera til staðar.

Verða öryggisblöð á efnaskrá alltaf að vera á íslensku?

Já. Samkvæmt íslenskum efnalögum og reglum Vinnueftirlitsins verða öryggisblöð fyrir efni sem notuð eru á íslenskum vinnustöðum að vera tiltæk á íslensku, svo starfsmenn geti skilið hættur og viðbragðsleiðbeiningar án tungumálahindrana.

Hversu oft þarf að uppfæra efnaskrána?

Efnaskrána ber að uppfæra reglulega og án tafar þegar ný efni eru tekin í notkun, eldri efni eru tekin úr notkun eða þegar nýjar upplýsingar um hættu berast frá birgja.

Er nóg að efnaskráin sé rafræn?

Já, rafræn efnaskrá er fyllilega gild svo fremi sem allir starfsmenn sem meðhöndla efnin hafi óhindraðan aðgang að henni á vinnutíma, jafnvel þótt net- eða rafmagnsleysi komi upp.